財団職員たちの事務改善・・・

財団では、庶務事務担当者12～15名が集って
月１回以上のペースで「事務改善会議」を行っています。

日ごろのルーチンワークの中で、
仕事の効率化と
本業である「文化＆スポーツ振興事業」を
スムーズに実施するために協議している会議です。


過日、市役所の文書管理担当者を招いて「ファイリング講習会」を実施し、
職員同士がお互いの課のファイリング状況を確認し合う「ファイリング巡回点検」も行い、
今回はその巡回点検結果等について協議検討しました。

説明が遅れましたが、
「ファイリング」とは
「書類の管理保管」のことです。

財団の場合の書類の保管は
「会社法」「国税通則法」「法人税法」「労働基準法」などの法律を基本に、
これらの法律を勘案して施行された「財団文書取扱規程」によって
書類の保存年限を定めています。
※保存年限・・・各種法律で書類の保存期間が厳格に規定されており、その規定年限を考慮せずに書類廃棄すると、証拠隠滅とみられ、故意に行うと罰則があります。


また個人情報保護法により、
書類保管の際の取扱基準も決まっています。


法律でありますから
これは財団に限らず
国内すべての法人（役所も含む）に課されている義務でもあります。

なぜ、ファイリングが必要か？



本来、ファイリングというものは、
仕事を進める（書類作成）にあたっての作業の一部分であり、
決して「主の仕事」であってはならないものです。
※書類を作る為の仕事では本末転倒です。

ただ、仕事は組織（チーム）で進めるものであり、
担当者不在でも仕事を進めなくてはならない場合があります。
※担当者も有給休暇をとりたいのです・・・。

組織として一定のルールに基づいた書類管理、
法律や規定に基づいた書類保存が出来ていれば、
個人の多少の認識違いはあるにしても
何時でも誰でも仕事の対処が可能となります。

また、
法律で課されている文書の保存年限は
雇用者の労務内容、
法人の納税状況、
法人の事業活動内容等、
法人活動を行っている上で、様々な視点からの証拠書類となります。

※ちょっと脱線しますが、
100年、500年前の書簡や公文書が発見され、
それらが歴史的重要書類になっていることを鑑みると
永年書類の中にはひょっとして、
100年後の日本史の重要書類になっているかもしれません？？
ちょっと大袈裟ですかね・・・


さらに、
書類を整理整頓出来ていない場合の
経済的損失を個人的に試算してみたのですが、
1日のうち5分を書類探しに費やされたとすると、
5分×20日＝100分/月、100分×12月＝1,200分/年
つまり、
1年で20時間（2日と半日（8時間労働/日））が書類探しの時間となり、
年間の経済的損失額は25,000円（手取り200,000円÷20日÷8hrs＝1,250円/時）となります。




つまり、
書類の適正な管理保存、
経済的損失の面から考えても
「ファイリング」は
仕事を遂行する上での
重要なファクターの一つだと言えるのですね。




文章が長くなってしまいました・・・。




で、本日の会議はここ

藪塚本町文化ホールで行いました。


この写真は人数が少ないですが、会議前です・・・。

各担当者からは
自由闊達で色々な意見が出ました。



高品質なサービスを提供するには
職員個人個人の
日々の精進が必要です。



つづく・・・。